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DOKinform PostManager Empfehlung

Elektronischer Posteingang

Ausgangssituation

Trotz der schnell voranschreitenden Digitalisierung gibt es noch eine große Anzahl herkömmlicher Dokumente welche in Papierform in Unternehmen und Behörden eingehen. Nur ein Bruchteil dieser Dokumente ist auf Grund ihrer Beschaffenheit bzw. ihres Aufbaus für eine (frühe) Digitalisierung nicht geeignet bzw. nicht sinnvoll. Z.B.: gebundene (notarielle) Urkunden, Röntgenbilder, Materialproben, ... Die Verteilung und Bearbeitung dieser Dokumente stellt vor allem für räumlich verteilte Organisationsstrukturen (mehrere Gebäude oder Standorte in unterschiedlichen Orten) eine große Herausforderung dar.

Aber auch hier kann mit einer teilweisen Digitalisierung der interne Prozess der Bearbeitung optimiert werden, z.B. durch schnellere Zustellung und schnellere Beantwortung von externen Anfragen. 

Nutzen und Vorteile

  • Frühe Erfassung und Digitalisierung

  • Schnelle und einfache Verteilung

  • 1-Klick Technik mit Touchscreen

  • Individuell anpassbar und erweiterbar

  • Posteingangsbuch

Ort des Posteingangs

Ein wichtiges Merkmal ist der Ort des Posteingangs. Dabei wird zwischen einem zentralen (unternehmensweiten), einem teilweise zentralen (z.B. je Standort) und einem dezentralen Posteingang in den Fachabteilungen unterscheiden. Für alle genannten Formen und Varianten bietet der DOKinform® PostManager in der Praxis bewährte Vorgehensweisen und Lösungen an.
Jedes eingehende Dokument wird zum frühest möglichen Zeitpunkt digitalisiert und in einem elektronischen DMS (Dokumenten Management System)erfasst.

Posteingangsbuch

Jedes Dokument erhält dabei eine eindeutige Posteingangs Nummer, einen Zeitstempel und die Informationen von wem der Posteingang bearbeitet wurde. So entsteht automatisch ein Posteingangsbuch mit individuellen Filtermöglichkeiten.

Zentraler Posteingang

Scanprozess

In der Poststelle erfolgt eine Vorsortierung der Dokumente. Vertrauliche Post wird physisch und ungeöffnet weitergeleitet, Werbesendungen (Prospekte, Kataloge, …) ebenfalls.„Normale“ Dokumente (Schriftverkehr, Rechnungen) werden eingescannt.
Je nach Volumen und Detail Organisation des Verfahrens werden die Dokumente einzeln oder in Stapeln gescannt. Die Trennung der Stapel in einzelne Dokumente kann dabei über Leerseiten, spezielle Trennblätter oder Barcodes erfolgen. Dokumente besonderen Charakters werden soweit wie möglich gescannt; dabei kann es notwendig sein einzelne Seiten nacheinander auf einen Flachbettscanner aufzulegen (z.B. gebundene Verträge).

  • Alle gescannten Dokumente werden auf geeignete Weise gekennzeichnet um Doppelverarbeitung auszuschließen: Stempel, manueller Vermerk, spezielle Lochung.
  • Vollständig digitalisierte Dokumente könne unter Beachtung der geltenden gesetzlichen bzw. innerbetrieblichen Vorgaben Datenschutz konform vernichtet werden.
  • Nur teilweise digitalisierte Dokumente und Anlagen (z.B. Muster, Datenträge) können mit der Posteingangsnummer gekennzeichnet werden. Das kann z.B. über automatisch erstellte Barcode-Etiketten oder manuell erfolgen.

Diese Dokumente bzw. Anlagen werden der Fachabteilung zusätzlich zum elektronischen Dokument zugestellt.

Ebenso wird der Empfänger auf Anlagen hingewiesen, z.B. dass ein Datenträger das Dokument begleitet welcher auf herkömmlichem Weg zugestellt wird.

Arbeitsweise

In der Poststelle werden die gescannten Dokumente in der ELO Postbox nacheinander angezeigt. Auf einem zweiten Bildschirm läuft der DOKinform® PostManager.
Der Anwender erkennt für wen das Dokument bestimmt ist und klickt mit dem Finger auf die entsprechende Zielkachel. Sofern erforderlich werden davor die Merkmale angekreuzt, ebenfalls mit einem Finger-Click.
Das Dokument wird sofort mit der Posteingangsnummer versehen und an das Ziel geleitet. Der Erfolg der Aktion wird von der Kachel optisch (grün) zurück gemeldet.

Elektronischer Postkorb je Abteilung

Auf Wunsch wird eine entsprechende Anzahl von Barcode-Etiketten für die Anlagen gedruckt.

In der Zielabteilung können evtl. falsch zugestellte Dokumente als Irrläufer gekennzeichnet und an die richtige Fachabteilung weitergeleitet werden.

Optimierter 1-Klick Prozess

Um den Aufwand für die Digitalisierung, Verteilung und Kennzeichnung der einzelnen Dokumente zu minimieren bietet der DOKinform® PostManager optimierte Prozesse an.
Kernstück ist die „1-Click-Technik“ in Verbindung mit einer für Touchscreens optimierten Oberfläche.
Je Verteilungsziel (z.B. je Abteilung) wird eine eigene Kachel erstellt. Diese kann in der Farbe, Bezeichnung, Logo/Bild und einer zugeordneten Aktion individuell konfiguriert werden.

Zusatzmerkmale

Über eine frei definierbare Liste von Merkmalen können weitere Kennzeichen je Dokument vergeben werden, z.B. Einschreiben, Anlagen vorhanden, Datenträger,etc..

Diese Merkmale können im Bearbeitungsprozess ausgewertet werden um z.B. Einschreiben mit höherer Priorität oder auf anderem Wege zu bearbeiten.
Ebenso wird der Empfänger auf Anlagen hingewiesen, z.B. dass ein Datenträger das Dokument begleitet welcher auf herkömmlichem Weg zugestellt wird.

Fazit

So kann der gesamte Posteingang schnell und effektiv abgewickelt werden. In Spitzenzeiten oder bei dauerhaft hohem Volumen kann der Prozess beliebig parallelisiert werden indem der DOKinform® PostManager auf mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig genutzt wird.

Prozess Postverteilung

Danach startet ein automatischer Workflow basierender Verteilungsprozess. So können z.B. Rechnungen direkt zur Buchhaltung und Bestellungen dem Vertrieb etc. zugeordnet werden. Dieser Prozess kann sehr flexibel an den individuellen Bedarf der Organisation angepasst werden. Dabei können die Dokumente seriell oder parallel einem oder mehreren Bearbeitern zeitgleich zur Verfügung gestellt werden.
So kann z.B. jedes Dokument direkt der Fachabteilung zur Bearbeitung zugestellt werden und parallel z.B. der Geschäftsführung zur Kenntnisnahme vorgelegt werden (4-Augen Prinzip).
Jeder Empfänger kann sehen wer noch in den Prozess eingebunden ist und zu jedem Dokument direkt über den Workflow-Prozess Rückfragen bei anderen Personen stellen um z.B. fehlende Informationen für die eigene Entscheidung bzw. Bearbeitung zu erhalten.
Der weit verbreitete unkontrollierte Versand von Dokumenten per E-Mail wird dadurch eliminiert. Gleichzeitig wird der Prozess der Bearbeitung und Entscheidung transparent und dokumentiert.

Fristenkontrolle

Je nach internem Prozess können Fristen für die weitere Bearbeitung definiert und überwacht werden. Bei Fristüberschreitung kann automatisch ein Vertreter benachrichtigt werden oder der Vorgang an den Vorgesetzten eskaliert werden.

Postausgang

Auch bei der internen Bearbeitung und insbesondere der Beantwortung von eingehenden Dokumenten leistet der DOKinform® PostManager umfangreiche Unterstützung.
Antwortschreiben können auf Basis von Vorlagen (Word, E-Mail) schnell erstellt und individualisiert werden. Das spart Zeit und Kosten und sorgt für eine einheitliches Erscheinungsbild der erstellten Dokumente.

Vorlagenverwaltung und Rechtesteuerung

Die integrierte Vorlagenverwaltung ermöglicht die Strukturierung und saubere Versionierung der Dokumente. Über die im DMS integrierte Berechtigungssteuerung kann exakt festgelegt werden wer welche Vorlagen verwenden bzw. verändern darf.
Die erstellten Dokumente können mit der Posteingangsnummer oder mit einer sonstigen Vorgangsnummer verknüpft werden. Dadurch ist bei Rückfragen ein sofortiger gezielter Zugriff auf alle Informationen sichergestellt.

Dezentraler Posteingang

Im Zuge der Bearbeitung eines Vorganges kann es externe Rückfragen geben, daraus resultieren oft neue Dokumente welche dann direkt in der Fachabteilung, z.B. als Fax, EMail oder als Anhang einer E-Mail eingehen.

Diese Dokumente müssen gezielt und eindeutig einem bestehenden Vorgang zugeordnet bzw. als neuer eigenständiger Vorgang der weiteren Bearbeitung zugeführt werden.

Der DOKinform® PostManager bietet auch hierfür eine „1-Click“ Lösung zur schnellen Integration in das DMS an. Für diesen Prozess ist keine besondere Ausstattung (Touchmonitor oder zweiter Monitor) am Arbeitsplatz erforderlich.

Systemvoraussetzungen

DOKinform® PostManager erfordert ELOprofessional oder ELOenterprise Version 9.0 oder höher. Zum Einsatz kommt der JavaClient unter Windows. Für die Nutzung der „1-Click“ Ablage wird der Einsatz eines Touchmonitors in der Poststelle empfohlen.

 

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